Электронный архив первичной бухгалтерской документации
Эффективным решением, позволяющим облегчить и ускорить подготовку копий документов к многочисленным проверкам, является система электронного архива (ЭА) первичной бухгалтерской документации.
Электронный архив бухгалтерской (финансовой) документации - это программно-аппаратный комплекс, решающий задачи ввода (сканирования и архивации) и хранения электронных графических образов первичных бухгалтерских и финансовых документов, а также интеграции с используемыми учетными системами.
Комплексное решение «Электронный архив первичной бухгалтерской документации» обеспечивает:
- Однократный (залповый) перевод в электронный вид уже накопленного бумажного архива, систематизацию и структурирование созданного электронного архива;
- Быстрый электронный поиск нужных документов и разделов, подбор документов по определенным признакам, копирование электронных подборок, вывод на печать;
- Интеграцию действующей учетной системы с электронным архивом для обеспечения просмотра сотрудником электронной копии первичного документа из привычного рабочего экрана учетной системы;
- Регламентируемый доступ назначенных пользователей к электронным копиям документов в соответствии с установленными правами, защиту конфиденциальной информации с протоколированием доступа к документам;
- Надежное архивное хранение электронных документов, возможность консолидации документов центрального офиса и всех территориально–распределенных филиалов в едином электронном архиве;
- Снижение востребованности бумажных оригиналов с возможностью вывоза бумажного архива в удаленное защищенное хранилище.
Состав и структура комплексного решения
)
|
Ввод документа в ЭА
Силами производственных подразделений корпорации «Электронный Архив» обеспечивается массовое сканирование, индексирование с заполнением согласованного набора реквизитов и загрузка в систему ЭА. Работы производятся без вывоза документов с территории заказчика.
Для пополнения электронного архива копиями новых бумажных документов текущей деятельности система ЭА оснащена профессиональными сканерами. Образы оригиналов первичных документов сохраняются в ЭА и в дальнейшем доступны пользователю в виде полного факсимиле «как есть» — со всеми визами, пометками и т.д.
Индексирование документа
После сканирования документов производится их индексирование. Это обеспечивает полнофункциональный поиск, удобное и быстрое формирование сложных выборок документов, эффективную работу с архивом.
Специально разработанные бланки документов позволяют осуществить автоматическое распознавание и присвоение поисковых индексов. В результате индексирования отсканированный образ документа привязывается к соответствующей записи о хозяйственной операции в учетной системе предприятия, и приобретает признаки для быстрого поиска.
Оперативное хранение и использование
ЭА объединяет в себе и образы бумажных первичных документов, и первичные документы в электронной форме (электронная почта, банковские выписки и поручения и т.д.). Весь массив документации предприятия доступен сотрудникам в соответствии с предоставленными им правами пользователя. Система протоколирует операции с информационным массивом и доступ к документам.
Формируемый ЭА поддерживает использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), для создания на его основе безбумажного документооборота предприятия.
Архивное хранение и подбор документов
При использовании ЭА появляется возможность вывезти бумажный архив за пределы офиса, расположить его в надежном, удаленном помещении с низкой стоимостью содержания. Перевод документа в статус архивного может сопровождаться присвоением ему в системе ЭА соответствующего реквизита с автоматическим изменением политик доступа к нему.
В случае запроса документов контролирующими органами, ответственный сотрудник за несколько минут производит поиск электронных копий первичных бухгалтерских документов и подготавливает документы для передачи.
Представление документов в контролирующий орган производится в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации: «...истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий».
Совместная работа с 1С, SAP/R3 и другими учетными системами
Электронный архив обеспечивает доступ к копиям пер¬вичных документов и их просмотр сотрудниками непосредственно из действующей на предприятии учетной системы.
Поиск в системе ЭА
Документы в электронном архиве могут быть быстро найдены по признакам, присвоенным каждому документу при помещении в архив.
По результатам поиска система ЭА также предоставляет возможность сформировать подборки документов из ЭА бухгалтерской документации и организовать их вывод на печать.
Хранение и безопасность
Защита документов от несанкционированного доступа обеспечивается следующими функциями системы электронного архива:
- Разграничение доступа к ресурсам электронного архива;
- Ведение журналов учета доступа к каждому электронному документу;
- Оповещение администратора по безопасности о попытках несанкционированного доступа к документам архива;
- Обеспечение возможности скрытия части информации, содержащейся в электронной копии документа, от просмотра неуполномоченным пользователем;
- Обеспечение защиты полей атрибутов документов от редактирования, недопущение редактирования справочников предприятий, контрагентов, видов документов.
Преимущества внедрения
Для предприятия:
- Быстрый электронный поиск и формирование подборок документов;
- Отсутствие необходимости хранения архива оригиналов документов непосредственно в бухгалтерии;
- Возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей;
- Сохранность документов и порядок в бумажном архиве.
Для бухгалтера:
- Политика «чистого от бумаги стола»;
- Обеспечение оперативного доступа к любому документу архива;
- Использование привычных бухгалтерских систем предприятия для работы с документами архива;
- Возможность просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово–хозяйственной операцией в учетной системе предприятия;
- Существенное снижение обращений к бумажному архиву;
- Исключение ручного труда при поиске необходимых документов;
- Сохранение всех версий документа при его изменении.
Для администратора и службы безопасности:
- Централизованное хранение в едином архиве с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников;
- Поддержка правил и методов управления документами в соответствии с нормами государственного, отраслевого и корпоративного регулирования;
- Возможность шифрования документов и использования электронной цифровой подписи;
- Гарантированная защита, как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов электронного архива;
- Регламентация прав доступа, как ко всему документу, так и к его отдельным страницам или фрагментам;
- Протоколирование всех действий пользователей с электронным архивом.
Внедрение электронного архива первичной бухгалтерской документации — это переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями документов при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии, быстрое выполнение трудоемких задач подбора документов, обеспечение целостности и сохранности бумажного архива.
 |
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР |
