Электронный архив договоров

Задача управления договорами (Contract Management – CM) является одной из самых важных и актуальных задач в процессе ведения бизнеса, поскольку ее успешная реализация способствует повышению экономической эффективности деятельности, снижению рисков, сохранения и повышения имиджа компании.
Неотъемлемым элементом внедрения эффективной системы управления контрактами является создание электронного архива договоров и сопутствующих им документов, позволяющего сотрудникам иметь непосредственный доступ ко всей необходимой для работы информации.

Решение «Электронный архив договоров (управление контрактами)» обеспечивает:

Быстрый доступ сотрудников, вовлеченных в процесс подготовки и контроля исполнения контрактов, к актуальным документам
Оперативное формирование и получение подборок копий документов
Гарантированное надежное хранение электронных копий договоров и всей сопутствующей документации
Интеграция электронного архива с любыми системами управления, включая системы управления контрактами

Ядром электронного архива договоров является система управления электронными информационными ресурсами ЭЛАР САПЕРИОН, которая предназначена для хранения электронных документов и эффективного управления ими.

Создание электронного архива договоров на базе ЭЛАР САПЕРИОН гарантирует:

оперативный просмотр электронного образа договора — «нажатием одной кнопки», как из интерфейса САПЕРИОН, так и из окна привычной для пользователя программы;
интеграцию с любыми системами, существующими у Заказчика, для реализации полнофункционального управления договорами;
формирование подборок необходимой документации за счет создания обширной индексной базы и ссылок между договорами и сопутствующими документами;
исключение несанкционированного получения, уничтожения или изменения договоров и регистрация всех действий пользователей по отношению к документации, хранящейся в электронном архиве.

Результат реализации решения «Электронный архив договоров (управление контрактами)» — интегрированная система, сочетающая преимущества современных систем управления договорами с возможностями системы управления документами и электронным архивом. Внедрение электронного архива позволяет существенно снизить внутренние издержки организации и повысить эффективность договорной работы.

Преимущества решения:

Эффективность

Удовлетворение большого количества запросов к документам существенно снижает внутренние издержки и повышает эффективность договорной работы
Документационная поддержка всего жизненного цикла от первичного контакта с клиентом до полного выполнения договорных обязательств и ретроспективный поиск в имеющейся документации
Оперативное получение необходимых подборок разнородных документов по договорам, контрагентам, отчетным периодам и т.п.
Сокращение времени, трудоемкости и ручного труда при управлении договорами и передаче документации контрагентам

Надежность и безопасность

Централизованное хранение в едином электронном архиве с единым управлением: документы не дублируются, упрощается их поиск и т. д.
Гарантированный срок хранения информации электронного архива на специализированных накопителях — несколько десятков лет
Гарантированная защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения электронного архива и отдельных документов пользователями
Строго регламентированный многопользовательский доступ к документации: регламентация прав доступа к делам, документам, а также к отдельным страницам или аннотациям

	Скачать подробное описание решения/2,36 Мб
	Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР

Назад к списку решений