Распределенный ввод документов
Корпорация ЭЛАР предлагает программно-аппаратное решение «Распределенный ввод документов», которое предназначено для оперативной обработки бумажных документов в территориально-распределенных структурах, получения электронных образов документов на местах и своевременного наполнения ими корпоративных информационных систем.
Решение позволяет:
- Обеспечить оперативную передачу документов из подразделений в главный офис
- Быстро наполнять корпоративную информационную систему актуальной информацией из всех подразделений для принятия обоснованных управленческих решений, опирающихся на документы
- Организовать систему оцифровки и ввода документов (СОВД) в главном офисе для оптимизации процесса сканирования и обработки документов
- Создать единый электронный информационный ресурс графических образов документов и их индексной информации
Для организации распределенного ввода документов в главном офисе организации создается универсальный центр с СОВД, который призван оптимизировать технологический цикл потокового ввода и обработки документов территориально-удаленных предприятий и управлять им:
| В зависимости от потока документов распределенное сканирование бумажных документов осуществляется на уровне отделов и служб или специально созданном Участке сканирования документации. В подразделениях осуществляется только сканирование документов и их пересылка в главный офис. | )
|
Программно-аппаратный комплекс СОВД состоит из следующих модулей:
- Модуль централизованной обработки документов, где осуществляется:
- Сортировка документов по типам
- Полное или частичное распознавание
- Индексация по заданным полям
- Проверка корректности распознанной информации
- Наполнение базы данных и существующей АИС (в частности СЭД)
- Участок сканирования документации для каждого подразделения
Целесообразность осуществления дополнительных операций по сортировке документов и индексированию на местах определяется в результате экспертизы потоков документов и анализа бизнес-процессов организации в целом и ее территориально-удаленных подразделений.
Преимущества решения:
Эффективность
- Обеспечение оперативного наполнения КИС
- Обработка и передача документов в режиме реального времени
- Существенная экономия затрат за счет распределенного сканирования
и централизованного администрирования и управления процессом - Масштабируемость – возможность неограниченного наращивания производительности, в том числе и в удаленных подразделениях, простота и быстрота установки дополнительных станций сканирования и индексирования
- Существенное снижение затрат на доставку документов из территориально-удаленных подразделений
Безопасность и надежность
- Аутентичность образов документов бумажным оригиналам и неизменность данных
- Управление правами доступа и возможность фильтрации типов документов
и технологических процессов, которые могут быть доступны удаленному подразделению - Единое централизованное управление настройками конфигураций на удаленных станциях, исключающее нарушения технологического процесса обработки документов, утерю или несанкционированную пересылку образов документов и данных
 |
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР |
