Электронный архив

Комплексное решение "ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ" - это качественно новый уровень использования документальной информации. Его внедрение дает мощный импульс к развитию органам государственного управления, министерствам и холдингам, архивам, банкам, промышленным предприятиям и корпорациям, крупным коммерческим фирмам, учреждениям науки, образования и культуры.

Программно-аппаратный комплекс ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ состоит из (1) единого хранилища документов и (2) модуля ввода в архив текущих поступлений. Производится (3) наполнение хранилища переведенными в электронный вид документами существующего бумажного архива и (4) интеграция Комплекса в информационную систему заказчика.

Единое хранилище документов
Модуль текущего ввода документов
Наполнение электронного архива методом залпового ввода
Интеграция с информационной системой предприятия

Единое хранилище документов

Основные задачи хранилища ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА – обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности, в сочетании с максимально удобным и простым доступом – как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Архивная технология хранения документов

Системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа)
Ведение подробного протокола доступа к документам
Хранение документов в виде их электронных образов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, др.)
Сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов
Максимальное представление документа в архивной БДД
Полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, строка табл.SQL)
Связанные мультимедийные данные (видео, анимация, звук)
Универсальный формат представления электронных документов (TIFF gr.IV, RTF)
Централизованное надежное хранилище, хорошая защита и доступность данных
Использование современных накопителей различного типа для больших информационных массивов (> 1ТБ), иерархическое хранение данных, резервирование
Гибкое использование промышленных СУБД (Oracle, MS SQL, Informix и др.) для корпоративных архивов, встроенная база данных для задач среднего уровня
Высокая надежность хранения, избыточность и дублирование информации, необходимое для восстановления всей системы архива из архивной базы данных документов (БДД) при полном разрушении системы
Возможность копирования всей или части (выборки документов) БДД для резервирования, миграции, экспорта или распространения
Минимальные требования к рабочим станциям и удаленный доступ
Обеспечение возможности просмотра документа любым локальным и удаленным пользователем - без использования специального ПО
Автоматическая конверсия всех типов архивных документов в универсальный формат представления (TIFF gr.IV, RTF)
Реализация всех возможных способов поиска документов - от поиска по структуре и индексам (атрибутам) до полнотекстового (контекстного) – за счет ресурсов центрального архивного сервера

Модуль текущего ввода документов

Ввод (сканирование и индексация) новых поступлений, дополнение и обновление Электронного Архива обеспечивается заказчиком самостоятельно на входящем в состав комплексного решения модуле текущего ввода документов. Эта часть Комплекса обеспечивает оцифровку новых поступлений документов в архив.

Территориально модуль может располагаться в архиве, канцелярии или другом подразделении заказчика, производящем учет входящих, исходящих и внутренних документов.

Бумажные документы вводятся в электронное хранилище с использованием специализированных документных сканеров (в том числе скоростных листовых, книжных, крупноформатных, универсальных) с последующим присвоением им поисковых и атрибутивных индексов и экспортом в подсистему архивного хранения.

Состав модуля (тип и конфигурация сканеров, количество рабочих станций и пр.) выбирается исходя из текущего потока документов предприятия с учетом перспективного развития.

Наполнение электронного архива – услуги по «залповому» вводу документов

Наиболее эффективным способом наполнения создаваемого электронного архива существующими бумажными документами является оцифровка с использованием мощной техники сканирования и поточной индексации документов.

Мы обеспечиваем сканирование существующих документов на территории архива предприятия - с использованием собственных высокопроизводительных сканеров, а также проводим их индексацию по принципу промышленного «залпового» ввода. Образы документов вместе с их электронными карточками переносятся в единое хранилище данных электронного архива заказчика.

Эти услуги являются важной частью решения Электронный Архив и дают заказчику ряд принципиальных преимуществ:

Проведение массового сканирования документов архива силами специализированной внешней организации значительно дешевле (особенно для больших архивов) за счет исключения затрат на приобретение мощных сканеров и систем ввода, обучение персонала, выделение и оснащение рабочих помещений.
Сжатые сроки выполнения работ силами сторонней организации позволяют начать эффективное использование наполненного электронного архива сразу после запуска «под ключ».
Документы не вывозятся из их обычного места хранения, работы по скоростному сканированию производятся в непосредственной близости с архивным хранилищем заказчика. Изъятия документов из архива не происходит – документ лишь ненадолго покидает архивные полки.
Модель «заказчик-исполнитель» оптимальна в терминах цена/качество. На произведенный массив дается гарантия качества сканирования и точности индексации документов

Интеграция с информационной системой предприятия

Электронный архив является основным хранилищем всех данных информационной системы, обеспечивает документальной информацией системы управления, документооборота, бухгалтерии и пр. Доступ к архиву выполняется напрямую из уже применяемых приложений.

При внедрении комплекса производится необходимая интеграция как со специально разработанными, так и широко применяемыми программными продуктами:

Управление документооборотом: Lotus Notes, БОСС-референт, ДЕЛО, LanDocs, StaffWare
Системы управления предприятием: SAP R/3, Navision
Транспортные системы: OutLook, Exchange
Инженерная и конструкторская графика: AutoCad, Microstation, пр.
Офисные приложения Windows (MS Office)
Специализированные системы защиты информации, и пр.

Описания типовых применений

Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР

Назад к списку решений