Комплексное решение "ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ" - это качественно новый уровень использования документальной информации. Его внедрение дает мощный импульс к развитию органам государственного управления, министерствам и холдингам, архивам, банкам, промышленным предприятиям и корпорациям, крупным коммерческим фирмам, учреждениям науки, образования и культуры.

Программно-аппаратный комплекс ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ состоит из (1) единого хранилища документов и (2) модуля ввода в архив текущих поступлений. Производится (3) наполнение хранилища переведенными в электронный вид документами существующего бумажного архива и (4) интеграция Комплекса в информационную систему заказчика.

• Единое хранилище документов
• Модуль текущего ввода документов
• Наполнение электронного архива методом залпового ввода
• Интеграция с информационной системой предприятия

Единое хранилище документов

Основные задачи хранилища ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА – обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности, в сочетании с максимально удобным и простым доступом – как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Архивная технология хранения документов

• Системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа)
• Ведение подробного протокола доступа к документам
• Хранение документов в виде их электронных образов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, др.)
• Сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов
• Максимальное представление документа в архивной БДД
• Полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, строка табл.SQL)
• Связанные мультимедийные данные (видео, анимация, звук)
• Универсальный формат представления электронных документов (TIFF gr.IV, RTF)
• Централизованное надежное хранилище, хорошая защита и доступность данных
• Использование современных накопителей различного типа для больших информационных массивов (> 1ТБ), иерархическое хранение данных, резервирование
• Гибкое использование промышленных СУБД (Oracle, MS SQL, Informix и др.) для корпоративных архивов, встроенная база данных для задач среднего уровня
• Высокая надежность хранения, избыточность и дублирование информации, необходимое для восстановления всей системы архива из архивной базы данных документов (БДД) при полном разрушении системы
• Возможность копирования всей или части (выборки документов) БДД для резервирования, миграции, экспорта или распространения
• Минимальные требования к рабочим станциям и удаленный доступ
• Обеспечение возможности просмотра документа любым локальным и удаленным пользователем - без использования специального ПО
• Автоматическая конверсия всех типов архивных документов в универсальный формат представления (TIFF gr.IV, RTF)
• Реализация всех возможных способов поиска документов - от поиска по структуре и индексам (атрибутам) до полнотекстового (контекстного) – за счет ресурсов центрального архивного сервера

Модуль текущего ввода документов

Ввод (сканирование и индексация) новых поступлений, дополнение и обновление Электронного Архива обеспечивается заказчиком самостоятельно на входящем в состав комплексного решения модуле текущего ввода документов. Эта часть Комплекса обеспечивает оцифровку новых поступлений документов в архив.

Территориально модуль может располагаться в архиве, канцелярии или другом подразделении заказчика, производящем учет входящих, исходящих и внутренних документов.

Бумажные документы вводятся в электронное хранилище с использованием специализированных документных сканеров (в том числе скоростных листовых, книжных, крупноформатных, универсальных) с последующим присвоением им поисковых и атрибутивных индексов и экспортом в подсистему архивного хранения.

Состав модуля (тип и конфигурация сканеров, количество рабочих станций и пр.) выбирается исходя из текущего потока документов предприятия с учетом перспективного развития.

Наиболее эффективным способом наполнения создаваемого электронного архива существующими бумажными документами является оцифровка с использованием мощной техники сканирования и поточной индексации документов.

Мы обеспечиваем сканирование существующих документов на территории архива предприятия - с использованием собственных высокопроизводительных сканеров, а также проводим их индексацию по принципу промышленного «залпового» ввода. Образы документов вместе с их электронными карточками переносятся в единое хранилище данных электронного архива заказчика.

Эти услуги являются важной частью решения Электронный Архив и дают заказчику ряд принципиальных преимуществ:

• Проведение массового сканирования документов архива силами специализированной внешней организации значительно дешевле (особенно для больших архивов) за счет исключения затрат на приобретение мощных сканеров и систем ввода, обучение персонала, выделение и оснащение рабочих помещений.
• Сжатые сроки выполнения работ силами сторонней организации позволяют начать эффективное использование наполненного электронного архива сразу после запуска «под ключ».
• Документы не вывозятся из их обычного места хранения, работы по скоростному сканированию производятся в непосредственной близости с архивным хранилищем заказчика. Изъятия документов из архива не происходит – документ лишь ненадолго покидает архивные полки.
• Модель «заказчик-исполнитель» оптимальна в терминах цена/качество. На произведенный массив дается гарантия качества сканирования и точности индексации документов

Интеграция с информационной системой предприятия

Электронный архив является основным хранилищем всех данных информационной системы, обеспечивает документальной информацией системы управления, документооборота, бухгалтерии и пр. Доступ к архиву выполняется напрямую из уже применяемых приложений.

При внедрении комплекса производится необходимая интеграция как со специально разработанными, так и широко применяемыми программными продуктами:

• Управление документооборотом: Lotus Notes, БОСС-референт, ДЕЛО, LanDocs, StaffWare
• Системы управления предприятием: SAP R/3, Navision
• Транспортные системы: OutLook, Exchange
• Инженерная и конструкторская графика: AutoCad, Microstation, пр.
• Офисные приложения Windows (MS Office)
• Специализированные системы защиты информации, и пр.

Описания типовых применений

• Электронный архив конструкторской документации
• Сканеры для текущего ввода документов
• ЭЛАР - Архив электронной почты
• ЭЛАР - Архив системы видеонаблюдения
• ЭЛАР - Хранилище документов предприятия
• ЭЛАР - Архив КД. Система электронного архива конструкторской документации
• ЭЛАР – Архив ПСД. Система электронного архива проектно-сметной документации
• ЭЛАР – Библиотека НТИ. Библиотека научно-технической документации и информации
• ЭЛАР - Архив СААД. Система автоматизации архивной деятельности

Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР

Назад к списку решений