Электронный архив кадрового делопроизводства
Оптимальным решением задач по автоматизации кадрового делопроизводства является создание системы электронного архива кадровой документации, интегрированной с существующими в организации учетными системами. Предлагаемое решение «Электронный архив кадрового делопроизводства», в отличие от широко распространенных учетных HRM-систем:
- обеспечивает оперативный доступ к документально подтвержденной информации о сотрудниках, которая характеризует всю их трудовую деятельность;
- обеспечивает соблюдение требований Законодательства по защите персональных данных;
- в архив помещаются как документы и данные, востребованные в оперативной работе, так и документация архивного хранения;
- позволяет сократить расходы на дорогостоящую аренду площадей под архивы кадровых документов;
СОСТАВ РЕШЕНИЯ
Общая схема решения «Электронный архив кадрового делопроизводства»
)
Модуль управления электронным архивом. Электронный архив кадрового делопроизводства строится на базе системы управления электронными архивами ЭЛАР САПЕРИОН.
Модуль доступа к электронному архиву. Доступ к документам электронного архива осуществляется, как напрямую из системы ЭЛАР САПЕРИОН, так и через привычные для пользователей программные приложения.
Модуль текущего ввода. Модуль текущего ввода представляет собой программно-аппаратный комплекс, позволяющий полностью автоматизировать процесс перевода бумажных кадровых документов предприятия в электронный вид.
Модуль хранения. Централизованное хранилище больших объемов данных на основе специализированных оптических накопителей на DVD/BD дисках. Организованное таким образом хранение кадровой документации гарантирует сохранность и неизменность информации в течение более 50 лет согласно законодательству, при минимальных затратах на модернизацию и обслуживание хранилища.
Модуль защищенного вывода документов на печать. Защита кадровой документации при выводе на печать обеспечивается за счет подключения сервера печати, специализированного ПО и развертывания системы авторизации путем установки идентификационных устройств на принтерах и МФУ предприятия (технология «Follow me»).
РЕЗУЛЬТАТ ВНЕДРЕНИЯ
Повышение эффективности кадровых бизнес-процессов и работы HRM-систем. Обеспечивается документационной поддержкой, привязкой электронных образов кадровых документов к учетным данным и интеграцией с существующими на предприятии системами автоматизации.
Оптимизация работы HR-подразделений. Благодаря возможностям быстрого поиска и доступа к необходимой информации о сотрудниках в электронном архиве решение обеспечивает следующие преимущества в текущей работе кадровых сотрудников:
- снижение трудозатрат и времени на составление подборок документов;
- сокращение времени на отработку запросов;
- доступность документов из учетных систем;
- осуществление контроля правильности составления/заполнения кадровой документации;
- эффективное перераспределение обязанностей сотрудников благодаря снижению рутинной обработки бумажных документов;
- контроль со стороны службы безопасности.
Обеспечение безопасности при распечатке документов. Использование модуля безопасной печати и обеспечивает авторизованный доступ к конфиденциальным документам и сокращает объемы бумажных документов в HR-подразделениях.
Соблюдение требований Законодательства по защите ПД обеспечивается:
- Средствами системы ЭЛАР САПЕРИОН;
- Средствами модуля хранения;
- Средствами модуля безопасной печати.
В комплексе меры по защите информации в электронном архиве кадрового делопроизводства отвечают всем требованиям закона о защите ПД.
ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ
- Отсутствие аналогов на рынке. Среди решений по оптимизации кадрового делопроизводства не представлены решения по документационному обеспечению кадрового делопроизводства, обеспечивающие доступ к электронным копиям персональных документов сотрудников и документам, характеризующих их трудовую деятельность;
- Модульность. Возможность гибко конфигурировать состав решения в соответствии с требованиями и задачами Заказчика;
- Масштабируемость. Простая и быстрая модернизация и расширение решения с развитием компании;
- Возможность передачи программного обеспечения и оборудования решения в аренду с правом последующего выкупа.
 |
Запросить полное описание решения и дополнительную информацию или задать вопрос специалистам ЭЛАР |
