8 800 700-04-04
Звонок бесплатный по всей России

Хранение документов организации

  • Хотите освободить офис, снизить затраты на помещения и их обслуживание?
  • Хотите ускорить бизнес-процессы, гарантировать факт и быстроту нахождения информации?
  • Хотите обезопасить документы от утери или несанкционированного доступа?

Корпорация ЭЛАР предлагает универсальный формат услуг внеофисного хранения документов, основанный на современных технологиях и прозрачном ценообразовании


  • Современные и безопасные хранилища, с которыми вы можете ознакомиться сами
  • Эталонные, защищенные сервисы работы с документами в бумажном и электронном виде
  • Бесплатная экспертиза хранения и профессиональный консалтинг в сфере документационного обеспечения

Услуга применима для любых документов, которые не были отнесены
к Архивному Фонду РФ (документам постоянного срока хранения)
по решению экспертно-проверочной комиссии.


Как это поможет моей компании?

Для ответа выберите отрасль:

Органы государственной власти / государственного учреждения

Деятельность любого органа государственной власти или учреждения связана с накоплением массивов документов по основной деятельности — в большинстве своем дел длительного срока хранения, зачастую привязанных к сроку обслуживания соответствующего объекта или субъекта. Параллельно накапливаются управленческая и кадровая документация.

Все эти документы необходимо хранить в соответствии с нормами архивного законодательства, вести учет и иметь доступ для выполнения возложенных на учреждение функций.

Вектор модернизации системы госуправления и сложная экономическая ситуация требуют повышения эффективности органов государственной власти — снижения расходов на обеспечение деятельности, причем в условиях ограниченной штатной численности.

Внеофисное хранение — самое простое и разумное решение задачи.

  • Документы хранятся в нормативных условиях, отсутствует риск наложения административной ответственности за нарушения архивного законодательства
  • Сокращаются затраты на содержание собственного архива (аренда помещений, штат, оснащение и обслуживание архива). Рабочие помещения высвобождаются от шкафов с документами, улучшаются условия труда служащих
  • Благодаря предварительной упаковке и регистрации у ваших сотрудников есть возможность заказывать и оперативно получать необходимые дела в бумажном или электронном виде. Специалисты тратят гораздо меньше времени на поиск документов, повышается КПД основной деятельности
  • Повышается безопасность: только авторизованные сотрудники имеют право обращаться к документам. Исключена возможность несанкционированного доступа или кражи, как в случае хранения в коридорах или в кабинетах, где осуществляется прием граждан

Большинство наших государственных заказчиков выбирают формат максимально экономного архивного хранения или внеофисного хранения с небольшим объемом выдачи документов в месяц.

Еще раз отметим, что на хранение могут быть переданы любые документы, по которым не было вынесено решение ЭПК об отнесении их к документам постоянного срока хранения Архивного Фонда РФ.

Заказать бесплатную экспертизу.

ТЭК / Промышленные предприятия

Аналогично другим государственным и коммерческим организациям, промышленные предприятия передают на внеофисное хранение первичные документы и кадровую документацию.

  • Первичные документы — как динамичный архив с доступом сотрудников, отслеживанием сроков хранения и своевременным уничтожением
  • Кадровые дела — как архив долговременного хранения

Однако среди производственных предприятий и компаний ТЭК также крайне востребованы услуги внеофисного хранения технической (конструкторской, эксплуатационной) документации, которая часто хранится в ненадлежащих условиях, подвергаясь риску быть утерянной навсегда.

Внеофисное хранение в данном случае позволяет:

  • Навести порядок в документах, подготовить их и долговременно хранить в нормативных условиях в соответствии с требованиями законодательства
  • Снять с себя задачи организации и обслуживания архива
  • Освободить занятые архивом производственные и складские помещения, использовать их по назначению или сдать в аренду
  • Постепенно перевести эти документы в электронный вид, заказывая сканирование для доступа к документам, или оцифровывая определенные массивы в плановом порядке

Закажите бесплатную экспертизу, и мы точно рассчитаем, сколько вы сможете сэкономить, воспользовавшись услугой внеофисного хранения.

Ритейл / Коммерческие организации

Активная деятельность и расширение торговой сети порождает гигантские массивы первичных документов, сохранность которых необходимо обеспечить в соответствии с требованиями законодательства.

Внеофисное хранение пользуется спросом среди коммерческих компаний как услуга, которая позволяет:

  • Сократить затраты на содержание собственного архива (аренда помещений, штат, оснащение и обслуживание архива)
  • Обеспечить сохранность документов, которая прописано законодательно
  • Сконцентрировать сотрудников на основной деятельности, переложив задачи поиска и составления подборок документов на плечи сотрудников ЭЛАР (например, для предоставления ФНС)
  • Вести учет в предоставляемой ЭЛАР системе автоматизации архивной деятельности, отслеживать сроки и своевременно уничтожать документы, не допуская их накопления

Помимо этого, многие компании отдают на долговременное внеофисное хранение кадровые дела сотрудников — второй по объему массив бумажных документов, причем долговременного хранения.

Закажите бесплатную экспертизу, и мы точно рассчитаем, сколько вы сможете сэкономить, воспользовавшись услугой внеофисного хранения.

Банки / Страховые компании

Деятельность кредитных организаций и страховых компаний связана с накоплением больших объемов досье юридических и физических лиц — достаточно активного массива, доступ к произвольному документу которого может потребоваться в любой момент, ввиду обращения клиента.

Именно под обоснованием оперативного доступа досье традиционно хранятся в офисах, занимая десятки квадратов дорогостоящих площадей.

Формат внеофисного хранения специально создан для решения такой задачи, и с успехом используется многими кредитными и страховыми компаниями.

  • Клиентские досье вывозятся из филиалов в централизованное, безопасное хранилище (в случае региональной сети — хранилища ЭЛАР в соответствующих регионах) и хранятся в нормативных условиях в течение требуемого срока. Доступ к документам жестко регламентирован: специалисты могут обращаться только к разрешенной им информации (по своим клиентам)
  • За счет высвобождения офисных площадей и передачи всех процессов управления документами на аутсорсинг значительно сокращаются затраты на текущую деятельность
  • Ваши сотрудники могут получить документы, заказав их доставку в офис или сканирование через онлайн-сервис Личного кабинета, либо воспользовавшись комнатой аудита

* Наши клиенты — Банки также часто используют пломбирование — формат хранения, в рамках которого сотрудники ЭЛАР не имеют доступа к содержимому коробов.

Аналогично внеофисное хранение востребовано Кредитными и страховыми компаниями как элемент перехода на электронный документооборот во внутренней деятельности.

  • В рамках оптимизации деятельности и создания клиенториентированных сервисов, кредитные организации сканируют документы, создают электронные архивы, а все бумажные управленческие документы и документы по операционной деятельности сразу передают на внеофисное хранение ЭЛАР

Заказать бесплатную экспертизу.

Другие организации / Просто интересуетесь

Внеофисное хранение — комплекс услуг, адаптируемый к деятельности конкретной организации. В зависимости от текущих задач, для вашей компании приоритетным может стать одно из следующих преимуществ:

  • Сокращение затрат на содержание собственного архива (аренда помещений, штат архива, оснащение и обслуживание архива)
  • Переложение всех функций по управлению документами на плечи ЭЛАР
  • Экономия офисных площадей и снижение затрат на аренду или их обслуживание
  • Возможность ограничить и регламентировать доступ сотрудников к документам, защититься от внезапных выемок
  • Экономия рабочего времени сотрудников на поиск нужных документов, концентрация на основной деятельности
  • Обеспечение сохранности документов, которая прописано законодательно

Для оценки применимости услуг в деятельности вашей компании, вы можете заказать бесплатную экспертизу документов.

Отправить запрос

Свяжитесь с нами и получите выгодное предложение

Напишите нам
CAPTCHA
Обратный звонок
CAPTCHA
Спросите эксперта
CAPTCHA
Заявка
CAPTCHA