ЭА технической документации в ОМК внедрен на ЭЛАР Контекст

Корпорация ЭЛАР развернула электронный архив технической документации в Объединенной металлургической компании (АО «ОМК»). Главными результатами проекта стали повышение эффективности производственных процессов и снижение расходов на хранение, обслуживание и организацию доступа к документам.

АО «ОМК», как промышленный холдинг, хранит, накапливает и использует значительные массивы технической документации, к которой необходим быстрый доступ специалистам различных подразделений. Однако бумажные оригиналы хранились не централизованно, что осложняло оперативный подбор нужных документов для профильных сотрудников. Кроме того, в результате обследования, проведенного с целью оптимизации процессов управления документами, было выявлено, что порядок хранения документов в компании не систематизирован. «Было принято решение передать оригиналы технической документации на хранение в центральный архив предприятия, а процесс пользования документами автоматизировать», — говорит начальник Управления делами ОМК Татьяна Филимонова.

АО «ОМК» имеет успешный опыт использования специализированной системы для обработки и хранения документов бухгалтерии, также внедренной ЭЛАР. В холдинге уже несколько лет функционирует электронный архив бухгалтерской документации, которым пользуются более 7 тысяч специалистов в пяти регионах, и в котором хранится порядка 30 млн документов.

Для обеспечения централизованного хранения технических документов в электронном виде, эффективного поиска и оперативного, регламентированного доступа к ним было принято решение развернуть систему электронного архива технической документации (ЭА ТД). Электронный архив создан на отечественной ECM-платформе ЭЛАР Контекст по методике быстрого старта. «Отработанная методология быстрого старта и гибкость платформы позволяют нам разбивать внедрение на несколько этапов и в самые короткие сроки обеспечивать заказчика работоспособной и наполненной системой», — говорит руководитель направления по работе с промышленными компаниями корпорации ЭЛАР Максим Иваненко.

Первым этапом проекта в АО «ОМК» стало внедрение базовой конфигурации электронного архива на Выксунском металлургическом заводе и наполнение его востребованными документами. Синхронизированы справочники сотрудников и подразделений, хранящиеся в SAP HR. Помимо SAP произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs в части миграции справочников и поиска хранящихся в электронном архиве документов из интерфейса СЭД. ЭА уже позволяет систематизировано хранить разнородные документы, представленные в нескольких версиях и объединенные сложными логическими связями. В системе реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM.

Непосредственно на производственных площадках специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде. «Скорость доступа специалистов к техническим документам увеличилась на 99% - с 8 рабочих часов до 5 минут», — комментирует Татьяна Филимонова. — Кроме того, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива». В настоящее время функциональность электронного архива дополняется, и идут работы над его расширением.