ЭЛАР повысил скорость обработки документов в «ФосАгро»

Группа компаний «ФосАгро», один из ведущих мировых производителей фосфорсодержащих удобрений с территориально распределенной филиальной сетью, объединил функции бухгалтерских подразделений в общем центре обслуживания (ОЦО) с помощью системы электронного архива бухгалтерской документации на базе ECM-платформы ЭЛАР Саперион.

Внедрение системы ЭЛАР Саперион позволило реализовать централизованную обработку документов филиальной сети «ФосАгро». Система электронного архива оснащена функциями автоматических сбора и обработки оцифрованной документации, проверки полноты и корректности индексной информации, дублирования документов и их синхронизации, инструментами совместной работы.

В электронном хранилище «ФосАгро» в настоящее время содержится более 210 тысяч документов, по которым осуществляется сквозной поиск, обеспечивающий быстрый доступ к любому скан-образу. «Сотрудники бухгалтерского департамента холдинга обрабатывают порядка 40 тысяч документов в месяц. Специалисты работают исключительно с электронными образами, — и теперь их столы не завалены бумагами. Удобно и то, что отныне наши коллеги из департамента налогообложения подбирают отчетные документы для предоставления ФНС самостоятельно, без нашего участия, напрямую обращаясь к электронному архиву», — комментирует работу ОЦО Светлана Владимировна Дмитриева, заместитель директора департамента бухгалтерского учета центра обслуживания «ФосАгро».

Система электронного архива также обеспечила надежное и защищенное хранение бухгалтерской документации холдинга «Фосагро» — с помощью гибкой системы управления правами доступа к документам, встроенных алгоритмов защиты контента, резервного копирования документов, постоянного контроля текущего состояния документационного фонда.

Специалисты «ФосАгро» получили возможность просматривать и работать с документами в привычных интерфейсах 1С и OeBS, извлекая скан-образы из электронного архива. Платформа оснащена внутренним средством просмотра, которое позволяет редактировать оцифрованные документы и изображения, наносить на копии комментарии, указатели, штампы.

«Работа ОЦО была запущена менее чем через 2 месяца после старта проекта внедрения ЭЛАР Саперион. Немаловажным преимуществом ECM-платформы является возможность интеграции с корпоративными учетными системами. Повышение скорости обработки документов в ОЦО способствует эффективности деятельности подразделений компании. Первичная бухгалтерская документация поступает во фронт-офисы ОЦО в Череповце, Кировске, Балаково и Волхове, сканируется, индексируется и передается в единый бэк-офис (также в Череповце), где специалисты проводят необходимые учетные операции», — отметил Дмитрий Шмайлов, руководитель отдела развития ECM-решений ЭЛАР.