Модернизация в архивах Ханты-Мансийского автономного округа (ХМАО)

До конца 2015 года будет усовершенствован и расширен функционал государственной автоматизированной информационной системы (АИС) «Электронный архив Югры».

Работы по созданию архивной информационной системы ХМАО в 2009 году начала корпорация ЭЛАР. Тогда специалисты корпорации внедрили систему АИС «Архив», оцифровали и загрузили в нее почти 90% архивных описей Государственного архива региона. Для муниципальных архивов была разработана подсистема автоматизации работы сотрудников учреждений в режиме удаленного доступа.

Сегодня пользователями государственной автоматизированной информационной системы (АИС) «Электронный архив Югры» являются руководители и специалисты Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры, Государственного архива округа и 22 муниципальных архивов.

С помощью АИС «Электронный архив Югры» автоматизированы рабочие процессы по хранению, комплектованию, учету и использованию документов учреждений; ведению списков источников комплектования органов управления архивным делом администраций городов и районов. АИС также позволила обеспечить пользователям удаленный доступ к научно-справочному аппарату, документам, хранящимся в архивах автономного округа, тематическим базам данных.

Проект модернизации системы предполагает создание механизма мгновенного внутреннего оповещения обо всех происходящих в системе событиях, касающихся конкретного сотрудника. Будет разработан конвертор для взаимодействия АИС «Электронный архив Югры» с программным комплексом «Архивный фонд» (версия 5.0) для импорта/экспорта индексной информации о фондах, описях и делах. Специалисты архивов также смогут просматривать электронную копию дела напрямую с требования исследователя.

Проект предусматривает разработку форм статистической отчетности о деятельности архивов ХМАО. Специалисты отрасли региона смогут в автоматическом режиме получать отчеты о посещаемости и наполнении системы информационным ресурсом, и иметь возможность заказа документов или электронных копий фонда пользования. Кроме того, благодаря развитию автоматизированного НСА (научно-справочного аппарата) к архивным документам значительно сократятся сроки исполнения обращений юридических и физических лиц.

Помимо модернизации системы продолжится создание электронного фонда пользования архивной информационной системы региона: 7 460 особо ценных и наиболее востребованных архивных дел переведут в электронный вид. Электронные образы (около 800 000) привяжут к соответствующим заголовкам дел в базе данных «Электронный архив Югры».