Система электронного архива ОАО «Ленэнерго»

ОАО «Ленэнерго» — одна из крупнейших распределительных сетевых компаний страны. С 2005 года, в результате реформы энергетической отрасли, основными функциями «Ленэнерго» являются передача электрической энергии по сетям 110-0,4 кВ, а также присоединение потребителей к электрическим сетям на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Сегодня ОАО «Ленэнерго» обслуживает емкий рынок площадью 86,739 тыс. кв. км, где проживает 6,5 млн. человек (4,6% всего населения страны).

Задачи

Одним из важнейших и наиболее трудоемких процессов в компании является обработка запросов на присоединение к электросетям. Ежемесячно в Ленэнерго поступает несколько тысяч заявок от абонентов. На этапах организации технологического присоединения (ТП) формируются пакеты разнородных документов: заявки, технические условия, технические задания, договоры, сопутствующие документы (схемы, расчеты, чертежи) и акты.
В связи с этим, в компании было принято решение внедрить автоматизированную систему управления процессами технологического присоединения (АСУ ПТП) интегрированную с системой электронного архива (СЭА) и перевести документацию по присоединению в электронный вид. Данное комплексное решение позволило бы полностью автоматизировать рабочие процессы, повысить эффективность работы сотрудников и обеспечить сохранность фондов.

Решение

В рамках проекта были определены ключевые подразделения, которые будут использовать электронный архив в повседневной деятельности: департамент по технологическому присоединению, бухгалтерия, центр по работе с клиентами. Проведена работа по проектированию функциональных подсистем электронного архива и модуля интеграции с АСУ ПТП (Microsoft SharePoint).

Главными требованиями к системе электронного архива были:

• Высокая производительность системы. Сотрудники Ленэнерго ежемесячно обрабатывают более 2 000 запросов.
• Быстрый и удобный поиск документов по различным атрибутам. Возможность обратиться к документам по каждому конкретному абоненту,
• Возможность одновременной работы с документами сотрудников различных подразделений.
• Сокращение количества обращений к бумажным носителям информации

При подготовке присоединения абонентов к электросетям, в систему электронного архива загружаются различные документы: заявки на присоединение, технические условия, технические задания, договоры, акты о технологическом присоединении (АТП).
Поиск необходимых документов в системе электронного архива осуществляется через интерфейс АСУ ПТП. За счет интеграции двух систем пользователи работают в привычных интерфейсах.

Кроме того, благодаря интеграции электронного архива с системой управления процессами технологического присоединения, сотрудники получают доступ к оперативной и архивной информации по технологическому присоединению. В связи с чем, предприятию удалось повысить эффективность работы сотрудников — теперь поиск необходимых документов производится из интерфейса АСУ ПТП и занимает считанные секунды.
За счет функциональных особенностей системы САПЕРИОН информация надежно хранится в защищенной системе, что гарантирует ее сохранность, а количество обращений к «бумажным» оригиналам документов сократилось.
В рамках проекта также осуществлялись работы по переводу документов по ТП в электронный вид. Для каждого оцифрованного документа создавалась и заполнялась электронная карточка, содержащая все ключевые атрибуты: номер и дата заявки, номер и дата договора, наименование абонента, адрес, мощность, источники и пр.

Результаты

В результате проекта в компании Ленэнерго внедрен интегрированный программный комплекс, позволяющий полностью автоматизировать процесс технологического присоединения абонентов к электросетям. Использование систем АСУ ПТП и электронного архива позволило компании:

• Сократить сроки обработки заявок на присоединение с нескольких недель до двух дней
• Соблюсти регламентированные постановлением правительства сроки хранения документации
• Повысить эффективности работы сотрудников за счет комплексного документационного обеспечения процессов технологического присоединения и быстрого поиска информации по технологическому присоединению
• Сократить издержки на документационное обеспечение сотрудников
• Обеспечить надежное и безопасное хранение документационных фондов компании

«Электронный архив — один из важнейших этапов по реализации программы модернизации процесса технологического присоединения. Использование современного программного обеспечения позволит повысить производительность, управляемость и в то же время снизить трудоемкость процесса обработки заявок и подготовки договоров на технологическое присоединение»
Андрей Зыков, заместитель генерального директора ОАО «Ленэнерго» по развитию и реализации услуг.

«Банк станет одним из универсальных инструментов, который позволит сказать, какая мощность закреплена за тем или иным зданием или даже за территорией. Эти данные можно совместить с геоинформационными системами ОАО „Ленэнерго“. Тогда достаточно будет кликнуть на нужный дом и сразу получить всю информацию: мощность, закрепленную за объектом, имя владельца, количество субабонентов и так далее»
Сергей Васютин, заместитель директора по ТП ОАО «Ленэнерго».