ЗАГС Калининградской области

ЗАГС (Агентство) Калининградской области является исполнительным органом государственной власти, осуществляющим функции организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Калининградской области, специальные функции в установленной сфере деятельности и координирующим деятельность 25 отделов ЗАГС города Калининград и муниципальных образований области.

Задачи

С момента образования Калининградской области (КО) в 1946 году архивы органов ЗАГС накопили более 9000 актовых книг, при этом в учетную систему внесены сведения об актах гражданского состояния начиная с момента её внедрения — в 2004 году. Записи с 1946 по 2003 годы (около 2 млн. записей) представлены только в бумажном виде.
С целью автоматизации основной деятельности Агентства и отделов ЗАГС, перехода на оказание государственных услуг в электронном виде, а также для повышения сохранности документов на бумажных носителях, Правительством Калининградской области было принято решение об оцифровке документального фонда по регистрации актов гражданского состояния и созданию единой поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС» Калининградской области.

Решение

На первом этапе в ЗАГС (Агентстве) Калининградской области был развернут программный комплекс в виде макета системы и сформирован тестовый электронный информационный ресурс в объеме 20 тыс. записей. В каждом отделе ЗАГС КО настроено клиентское приложение для удаленного доступа к электронному архиву.

Для организации электронного архива было решено использовать ЕСМ-систему САПЕРИОН. САПЕРИОН относится к системам класса ЕСМ, предназначенным для организации и управления электронными ресурсами любой сложности, и обладает набором встроенных функциональных возможностей, необходимых для организации ЭА ЗАГС:

  • хранение документов в виде закодированного метафайла, не допускающего фрагментарного копирования и нерегламентированного просмотра информации
  • разграничение доступа к хранимым документам на уровне групп, ролей пользователей и отдельных пользователей
  • оперативный поиск хранящихся в системе документов, с возможностью формирования произвольных подборок сведений об актовых записях или электронных копий документов по ключевым параметрам
  • возможность интеграции для доступа к электронным копиям актовых записей непосредственно из интерфейса учетной системы
  • прямое управление сканирующим оборудованием для автоматического наполнения хранилища электронными копиями документов, поступающими с участков оцифровки
  • поддержка версионности, когда при изменении документа или данных они не перезаписываются, а сохраняется их очередная версия

На второй этапе в соответствии с целевой программой «Развитие информационного общества в Калининградской области на 2011-2014 годы», было решено в 2012 году провести сканирование всего объема актовых записей за 1946-2003 годы и проиндексировать (создать электронные карточки) тестовый массив отдела ЗАГС Гурьевского муниципального района.

Для подобных записей было решено воспользоваться встроенным в систему САПЕРИОН механизмом версионности, когда одной актовой записи ставится в соответствие несколько версий учетной карточки, с возможность поиска по каждой из них одновременно. Полученный информационный ресурс, состоящий из электронных образов документов и строго соответствующих им учетных карточек, загружен в макет поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС» Калининградской области.

На третьем этапе, в 2013 году, началась работа по формированию единого информационного ресурса ЗАГС (Агентства) Калининградской области. После того как единый ресурс ЗАГС КО будет сформирован и загружен в систему, «Электронный архив ЗАГС» КО будет переведен в стадию промышленной эксплуатации, и сможет в полной мере реализовать свое предназначение. Кроме того, в рамках третьего этапа планируется провести интеграцию Электронного архива с МАИС ЗАГС во всех территориальных отделах ЗАГС КО для большего удобства использования и сокращения времени на поиск требуемой информации.

Результаты

Калининградская область стала первым регионом, реализовавшим проект по переводу в электронный вид всего востребованного фонда записей об актах гражданского состояния.

Область уже получила в электронном виде один из наиболее социально значимых документных ресурсов, а к концу 2013 года, благодаря извлечению значимых сведений и наполнению системы электронного архива, сможет обеспечить полноценный переход на предоставление услуг ЗАГС в электронном виде и интегрировать органы ЗАГС в инфраструктуру межведомственного электронного взаимодействия.

Таким образом, создание Электронного архива ЗАГС Калининградской области позволило:

  • создать единое информационное пространства для ввода, хранения и использования электронных документов и сведений об актах гражданского состояния Калининградской области
  • сократить сроки предоставления услуг в сфере государственной регистрации АГС и отработки межведомственных запросов за счет перевода в электронный вид всего востребованного фонда актовых записей и обеспечения оперативного регламентированного доступа сотрудников территориальных отделов и Агентства ЗАГС к полученному информационному ресурсу
  • обеспечить систематизацию и долговременное хранение электронных документов и данных
  • минимизировать число запросов к бумажному архиву и снизить таким образом риски порчи и утраты бумажных документов, за счет использования и обращения преимущественно к электронным образам актовых записей
  • повысить уровень контроля и аудита как внутренней деятельности, так и предоставления государственных услуг и межведомственного взаимодействия, и минимизировать, таким образом, риски неисполнения запросов граждан и организаций в установленные сроки.