Автоматизация основных направлений деятельности государственных и муниципальных архивов

ЗАДАЧА

Поток обращений за информацией в архивные учреждения со стороны физических лиц, органов власти и организаций постоянно возрастает в связи с развитием предоставления государственных услуг. Увеличивается количество документов долговременного хранения, утверждаются новые форматы и правила использования и хранения документов в бумажном и электронном виде. В таких условиях традиционные методы работы не позволяет соблюдать нормативные сроки предоставления информации.

Кроме того, одной из приоритетных задач государственной программы «Информационное общество (2011-2020)» является развитие средств обработки  и предоставления удаленного доступа к цифровому контенту, включая исторические и социально значимые документы архивных фондов.

Инновационным подходом к решению поставленных задач и повышению эффективности внутренней деятельности является создание централизованных электронных архивных ресурсов на уровне субъекта РФ.

РЕШЕНИЕ

Корпорацией ЭЛАР разработано комплексное решение «Автоматизация основных направлений деятельности государственных и муниципальных архивов», позволяющее повысить эффективность использования информационных технологий, оптимизировать исполнение профильных функций и вывести на качественно новый уровень автоматизацию учета, хранения и управления архивным фондом.

Назначение решения:

• Повышение эффективности предоставления архивными учреждениями государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных функций
• Снижение влияния человеческого фактора на сохранность и целостность документов; значительное уменьшение количества обращений к бумажным оригиналам
• Повышение доступности объектов культурно-исторического наследия региона и внедрение современных информационных технологий
• Снижение временных затрат и оптимизация процессов выполнения технологических архивных процедур
• Сокращение финансовых затрат на обеспечение функционирования архивов и уменьшение занимаемых традиционными архивами площадей

ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ

• Внедрение типовых модулей автоматизации деятельности государственных архивов
• Создание информационных ресурсов архивных учреждений региона
• Развертывание лаборатории по созданию электронных копий и микрофильмов и внедрение подсистем электронного читального зала
• Внедрение единого хранилища и создание централизованной системы управления объединенными электронными ресурсами
• Создание Интернет-портала государственной архивной службы и обеспечение межведомственного взаимодействия

1. Внедрение типовых модулей автоматизации деятельности государственных архивов

В современных условиях развития глобальных процессов информационного взаимодействия и необходимости предоставления государственных услуг возрастает общая нагрузка на архивные учреждения.  Для повышения эффективности деятельности требуется внедрение специализированных систем, позволяющих автоматизировать все внутренние функции по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов.

При этом многие используемые информационные системы не справляются с возложенными на них задачами из-за отсутствия  программных или аппаратных возможностей.

Корпорацией ЭЛАР предлагается к внедрению в государственных и муниципальных архивах система автоматизации архивной деятельности «АИС АРХИВ», обладающая всеми необходимыми современными функциями и обеспечивающая:

• Учет, управление и исполнение поступающих в архивное учреждение запросов пользователей
• Формирование отчетно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива
• Формирование, пополнение и выгрузку сведений объединенного научно-справочного аппарата по документам государственных и муниципальных архивов
• Контроль руководством  исполнения пользовательских запросов
• Учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива

2. Создание информационных ресурсов архивных учреждений региона

Также необходимым условием для повышения эффективности деятельности архивов является перевод востребованных фондов в электронный вид и предоставление к ним доступа.

В рамках решения производится оцифровка фондов архивных учреждений, создается массив электронных копий документов и индексная база в соответствии с используемыми справочниками и классификаторами, необходимая для обеспечения эффективного поиска по электронным фондам.

Производится массовое сканирование и индексирование бумажных архивных документов и описей с применением специализированной промышленной технологии по созданию информационного ресурса:

• Подготовка документов к сканированию (расшивка дел, полистная проверка и нумерация страниц документов в делах)
• Сканирование документов, сохранение и обработка графических образов
• Сшивка и реставрация архивных дел
• Индексирование по согласованному списку полей
• Запись информации на информационные носители

При этом оцифровка может осуществляться как в производственных центрах корпорации ЭЛАР, так и в создаваемых на территории заказчика центрах сканирования, реализуемых корпорацией с применением профессионального оборудования и современных программных продуктов.

Реализуется возможность перевода в электронный вид расшитых и нерасшиваемых документов размером от А5 до А2. При этом форматы графических образов, цветовой режим и требуемое разрешение определяются заказчиком, обеспечивается возможность визуального контроля получаемых изображений.

Работы по индексированию полученного массива проводятся с применением специализированных технологий массового ввода, гарантирующих качество информационного ресурса.

3. Развертывание лаборатории по созданию электронных копий и микрофильмов  и внедрение подсистем электронного читального зала

Для создания и обеспечения полнофункциональной работы со страховыми фондами и фондами пользования решением предусматривается создание лабораторий, объединяющих в единый комплекс все виды профессионального оборудования по созданию и использованию микрофильмов, переводу в электронный вид расшитых, нерасшиваемых документов и микроформ.

В рамках автоматизация лаборатории обеспечивается возможность загрузки и учета получаемых электронных образов в соответствии с используемым НСА:

• поставка документации на сканирование и микрофильмирование, ведение информации об обработке документов и микроформ
• протоколирование и регистрация операций по размножению, сканированию и индексированию документов и микроформ
• проведение работ по оценке качества
• ввод информации в систему и редактирование

Проводится обучение сотрудников заказчика работе с высокотехнологичным оборудованием создаваемой лаборатории.

Внедрение системы электронного читального зала

Развитие цифрового контента и увеличение объема фондов пользования требуют расширения возможностей учетных систем и внедрения средств доступа к электронным документам, способных максимально эффективно реализовать все функции по получению архивной информации пользователями и исследователями.

«Электронный читальный зал» решает задачи доступа к информационным ресурсам, учета требований и сокращения сроков предоставления материалов по запросам исследователей и пользователей, обеспечивая:

• доступ к электронным фондам
• регистрацию и редактирование учетных сведений пользователей и тематик их исследований
• прием на исполнение, передачу на визирование новых требований, закрытие исполненных требований и просмотр их списков
• прием, выдачу и возврат дел в архивохранилище
• использование специальных средств и оборудования учета (штрих-кодирование и RFID-технологии)

4. Внедрение единого хранилища и создание централизованной системы управления объединенными электронными ресурсами

Основной задачей решения является обеспечение доступа к разрозненным электронным архивным ресурсам в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг. Для этой цели все оцифрованные фонды объединяются в централизованном хранилище под управлением специализированной ECM-системы.

Используются приобретенные и оформленные в соответствии с лицензионными соглашениями производителей программные средства, обеспечивающие управление информационным ресурсом, базами данных и сетевое взаимодействие:

• хранение индексной информации и графических копий документов без возможности несанкционированного удаления информации из системы
• резервное копирование и восстановление данных системы
• ввод индексной информации основного раздела (рубрика-фонд-опись-дело) и данных тематических комплексов научно-справочного аппарата, привязку электронного образа описи к ее индексной карточке, а также редактирование имеющихся в системе данных
• учет приема и исполнения запросов для регистрации, планирования и контроля исполнения запросов пользователей и заявок
• доступ к информационному ресурсу и поиск документов по основной структуре данных и НСА, просмотр электронных копий описей и дел сотрудниками архивов и пользователями, работающими в читальном зале

 Система управления электронным ресурсом обеспечивает:

• общее администрирование программно-технологического комплекса
• управление правами пользователей
• защиту от несанкционированного доступа к данным и их изменения
• настройку подсистем под особенности работы архива
• взаимодействие с внешними системами

В соответствии с требованиями существующего законодательства к защите информации и ограничению доступа к хранимым данным системой предоставляется возможность:

• регистрации пользователей и управления доступом к электронным регистрационным карточкам, электронным копиям документов и прочим ресурсам
• маскирования электронных образов документов в соответствии с определенными для пользователей правами доступа
• сохранения всех версий электронных копий и регистрационных карточек документов, хранящихся в системе
• хранения всех электронных образов документов в закодированном виде (метафайле), не допускающем фрагментарного копирования и просмотра средствами общего программного обеспечения

Для хранения объединенного информационного ресурса используются интеллектуально управляемое хранилище данных на основе современных накопителей различного типа: RAID (HDD) для хранения БД и индексной информации, роботизированные библиотеки для энергонезависимого хранения электронных фондов (Blu-Ray/DVD).

5. Создание Интернет-портала государственной архивной службы и обеспечение межведомственного взаимодействия

Развитие государственных и муниципальных услуг требует от ответственных учреждений не только утверждения административных регламентов, но и реализации средств доступа граждан к услугам в электронном виде.

Для этого решением предусмотрено внедрение подсистемы «Интернет-портал», которая предназначена для информирования населения о составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда и предоставления доступа к государственным услугам, оказываемым учреждениями архивной службы в соответствии с законодательством РФ и региона. Обеспечивается одновременная работа неограниченного числа пользователей подсистемы.

В составе подсистемы функционируют Интернет-приемная архивных учреждений и виртуальный читальный зал, посредством которых осуществляются передача в архив требований пользователей на открытие доступа к информационному ресурсу, предоставление доступа и учет фактов работы удаленных пользователей с ИР.

Используемая система управления информационным ресурсом обладает широкими интеграционными возможностями как в виде стандартных коннекторов, так и в виде инструментов разработки программных интерфейсов, и в случае необходимости может быть проинтегрирована с любой используемой информационной системой.

Осуществляется интеграция объединенного архивного ресурса с региональным сегментом СМЭВ, что позволяет включить его в единое информационное пространство региона с реализацией межведомственного взаимодействия, аутентификацией, регламентаций прав, протоколированием действий пользователей и использованием электронной подписи. Также интеграция позволяет обеспечить доступ к госуслугам через единый портал государственных и муниципальных услуг.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Результатом работ по разработке, созданию и внедрению автоматизированной системы управления архивным делом региона является:

• Обеспечение доступа граждан и организаций к государственным услугам, оказываемым учреждениями архивной службы, как посредством отраслевого Интернет-портала, так и с помощью Единого регионального портала государственных услуг
• Повышение эффективности и улучшение условий труда специалистов архивного дела за счет  автоматизации рутинных процессов и процедур
• Сохранность документов посредством создания фонда пользования на электронных носителях и замены изымаемых из оборота особо ценных, уникальных и наиболее востребованных документов их электронными копиями;
• Сокращение сроков исполнения запросов граждан и организаций благодаря созданию и наполнению автоматизированного научно-справочного аппарата по документам архивов и предоставлению доступа к электронным фондам
• Упорядочение процессов комплектования государственных архивов области путем автоматизации процессов деятельности экспертно-проверочных комиссий.