Облачный АИС ЭЛАР-Архив
АИС ЭЛАР-Архив – это современная, инновационная система автоматизации архивной деятельности, по достоинству оцененная многими государственными и муниципальными архивами Российской Федерации.
Сегодня архивные учреждения могут ощутить преимущества использования современной автоматизированной системы без существенных вложений в телекоммуникационную инфраструктуру и закупки дорогостоящего оборудования. Корпорация ЭЛАР предлагает федеральным, государственным и муниципальным архивам воспользоваться «облачной» версией АИС ЭЛАР-Архива — комплексом функциональных сервисов для автоматизации процессов основных направлений деятельности архива.
АИС ЭЛАР-Архив обеспечивает архивные учреждения всеми необходимыми функциональными сервисами для автоматизации процессов основных направлений деятельности.
Модуль «Читальный зал»
- хранение и регламентированный просмотр индексной информации и электронных копий описей и дел из состава фонда пользования
- навигация и поиск документов по Путеводителю и тематическим комплексам НСА
- учёт движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива, включая мониторинг дел с истекающими сроками возврата
- формирование статистических сведений о доступе пользователей к информационному ресурсу архива
- технологии защиты контента, включая водяные знаки и запрет создания временных файлов на компьютерах пользователей.
Модуль «Учёт приёма и исполнения запросов»
- учёт поступления запросов пользователей, с возможностью прикрепления к карточке запроса электронного образа обращения, а также подготовленной архивной справки, выписки или копии
- автоматическое информирование заявителя об изменении статуса запроса и контроль исполнения начальниками профильных отделов
- формирование отчётно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива
- автоматизированное планирование, ведение списка и исполнение заявок на плановые работы
Модуль «Виртуальная приемная» и «Виртуальный читальный зал»
- организация исполнения запросов и требований пользователей, поступающих посредством сети Интернет, с возможностью удаленного просмотра материалов электронного фонда пользования
- Модуль интеграции с Единым порталом государственных и муниципальных услуг
- готовый, проверенный в проектах сервис для официального перевода услуг архива в электронный вид.
Модуль «Отчётно-статистическая документация и протоколы ЭПК»
- автоматизированное ведение списков подведомственных архивных учреждений и организаций источников комплектования с указанием их отраслевой принадлежности и архива, принимающего документы организации на постоянное хранение
- автоматизированное ведение информации по направлениям деятельности ЭПК и заголовков протоколов ЭПК с указанием повестки дня и состава участников
- построение экранных форм итогов работы ЭПК по требуемому направлению в различных разрезах
- построение выходных форм заголовочной и содержательной части протокола, листов протокола, итогов как по выбранному протоколу или виду работ, так и сводной формы
Модуль «Администрирование»
- общее администрирование и управление правами пользователей системы
- настройка подсистем под особенности работы архива
Расширение функциональных возможностей
- Модуль интеграции с Единым порталом государственных и муниципальных услуг — готовый, проверенный в проектах сервис для официального перевода услуг архива в электронный вид
- Простое и оперативное резервирование дополнительных объемов хранилища и вычислительных мощностей
Работа с системой аналогична работе на локальном компьютере, с той лишь разницей, что загружаемые документы и данные сохраняются в защищенном хранилище ЦОД. Минимальная первичная подписка — 1 год.
Объединение архивных учреждений субъекта РФ
- Облачные сервисы АИС ЭЛАР-Архив дают возможность применить единый подход к автоматизации группы или всех архивных учреждений региона, — то есть создать единое информационное пространство государственных и муниципальных архивов субъекта РФ, в том числе путем централизованной закупки услуг.
- В этом случае каждый архив удалённо работает со своей информационно-поисковой системой, а орган управления архивным делом субъекта РФ, имея доступ к консолидированной информации, получает мощнейшее средство контроля и мониторинга архивной отрасли региона.
Преимущества:
Архиву
1. Возможность без вложений в ИТ инфраструктуру и расходов на поддержание её работоспособности в полной мере автоматизировать процессы деятельности архивного учреждения- Вести автоматизированный НСА к документам архива
- Создавать и управлять электронным фондом пользования
- Автоматизировать процессы исполнения запросов пользователей и требований на доступ к документам
- Автоматизировать процессы внутренней деятельности архивов по комплектованию, учету, хранению документов и материалов
2. Обеспечить предоставление в электронном виде государственных и муниципальных услуг архива, в том числе посредством интеграции с Единым порталом государственных и муниципальных услуг.
Управлению по делам архивов
3. Возможность создать единое информационное пространство государственных и муниципальных архивов:
- Стандартизировать автоматизацию архивных учреждений региона
- Оптимизировать бюджетные расходы за счет централизованной закупки услуг
- Обеспечить оперативность и прозрачность управления архивной отраслью региона
- Гарантировать централизованную и оперативную модернизацию информационной системы при изменении нормативного обеспечения деятельности государственных и муниципальных архивов
Решение может быть реализовано в виде облака региональной администрации. В этом случае АИС ЭЛАР-Архив разворачивается на мощностях ЦОД субъекта РФ, а архивным учреждениям предоставляется удаленный доступ к системе. Указанный вариант требует обсуждений и индивидуальной проработки в каждом конкретном случае.