Облачный архив муниципалитета

Государственные и муниципальные архивы обеспечивают условия для комплектования, сохранности и использования документов Архивного фонда РФ в интересах граждан, общества и государства.

Развитие информационного общества в России требует от архивных учреждений подключения к инфраструктуре электронных правительств регионов, перехода на предоставление государственных услуг в электронном виде и активного участия в электронном межведомственном взаимодействии.

Справляться с возросшим количеством запросов граждан и соблюдать регламентные сроки оказания услуг помогает внедрение современных информационно-поисковых систем.  Эффективная автоматизация процессов архивной деятельности позволяет также обеспечить максимально комфортные условия работы сотрудников архивного учреждения.

Сегодня государственные и муниципальные архивы могут ощутить преимущества использования современной автоматизированной системы без существенных вложений в телекоммуникационную инфраструктуру и закупки дорогостоящего оборудования.

РЕШЕНИЕ

Корпорация ЭЛАР предлагает архивным учреждениям воспользоваться облачной версией наиболее технологичной и популярной среди российских архивов специализированной системы АИС ЭЛАР-Архив.

Организация работы по облачному принципу подразумевает, что система физически развёрнута на зарезервированных мощностях центра обработки данных (ЦОД), а доступ сотрудников архивов к ней осуществляется удалённо, посредством сети Интернет. Это позволяет:

• значительно снизить стоимость владения системой для конечных пользователей (не требуется закупка серверных мощностей, дискового пространства хранения данных и ежегодного сервисного обслуживания)
• гарантировать высочайший уровень безопасности для всех хранящихся в системе данных: комплекс технических и программных средств обеспечивает экспертную защиту физических и виртуальных серверов ЦОД (сертификация ISO/IEC 27001:2005 и аттестация SAS 70 Типов I и II)
• обеспечить круглосуточную ежедневную работоспособность системы (система находится под постоянным контролем технических специалистов)

Состав решения

В рамках стандартной подписки (единый тариф, минимальная первичная подписка – 1 год) архивное учреждение  получает:

• Типовой набор основных функциональных сервисов
• Хранилище данных для размещения баз данных и материалов электронного фонда пользования с гарантированным круглосуточным каналом доступа 1 Гб/с
• до 20 учетных записей сотрудников и неограниченное число одновременных подключений пользователей
• Бесплатную техническую поддержку

Решение обеспечивает государственные и муниципальные архивы всеми необходимыми функциональными сервисами для автоматизации деятельности, в том числе:

• «Читальный зал», предоставляющий сотрудникам архива весь необходимый функционал по ведению, обеспечению поиска и регламентированного доступа к архивным фондам
• «Учёт приёма и исполнения запросов» — универсальная подсистема для учета, управления и ведения статистики исполнения запросов пользователей
•  «Отчётно-статистическая документация» — модуль, предоставляющий возможность формирования, редактирования и выгрузки отчетных форм в соответствии с требованиями архивного законодательства

Имеется возможность пополнять электронный фонд пользования и автоматизированный НСА: процесс внесения изменений и добавления сведений аналогичен работе на локальном компьютере, с той лишь разницей, что загружаемые документы и данные сохраняются в защищенном хранилище ЦОД.

Система постоянно находится в онлайн-режиме, поэтому для архивного учреждения реализуются  «Виртуальная приемная» и «Виртуальный читальный зал», которые позволяют организовать исполнение запросов и требований пользователей, поступающих посредством сети Интернет.
* Входная web-форма системы может быть интегрирована в интерфейс любого сайта

Расширение функциональных возможностей

В конфигурацию системы могут быть включены типовые сервисы по интеграции с  Единым порталом и региональными порталами государственных и муниципальных услуг, что в случае необходимости позволяет оперативно реализовать предоставление услуг архивного учреждения с использованием СМЭВ.

Система легко масштабируема, что дает возможность при необходимости оперативно увеличивать объемы хранилища и резервировать дополнительные вычислительные мощности.

Объединение архивных учреждений субъекта РФ

Облачные технологии дают возможность применить единый подход к автоматизации процессов деятельности группы или всех архивных учреждений региона, в том числе путем централизованной закупки услуг.

В этом случае каждый архив удалённо работает со своей информационно-поисковой системой, а орган управления архивным делом субъекта РФ, имея доступ к консолидированной информации, получает мощнейшее средство мониторинга архивной отрасли региона. Появляется возможность реализовать единую точку удалённого доступа к услугам всех архивов субъекта РФ, в том числе посредством ЕПГУ.

Таким образом, посредством облачного сервиса АИС ЭЛАР-Архив в кратчайшие сроки и без существенных затрат может быть создано единое информационное пространство государственных и муниципальных архивов субъекта РФ:

• Автоматизированы процессы основных направлений деятельности архивных учреждений
• Организовано централизованное предоставление архивных услуг в электронном виде в соответствии с требованиями действующего законодательства
• Выведено на качественно новый уровень взаимодействие архивов региона с заинтересованными органами государственной власти. Например, с ПФ для автоматизированной отработки социально-правовых запросов.

Решение может быть реализовано в виде облака региональной администрации. В этом случае АИС ЭЛАР-Архив разворачивается на мощностях ЦОД субъекта РФ, а архивным учреждениям предоставляется удаленный доступ к системе. Указанный вариант требует обсуждений и индивидуальной проработки в каждом конкретном случае.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Архиву

1. Возможность без вложений в ИТ-инфраструктуру и расходов на поддержание её работоспособности в полной мере автоматизировать процессы деятельности архивного учреждения:

• Вести автоматизированный НСА к документам архива
• Создавать и управлять электронным фондом пользования
• Автоматизировать процессы исполнения запросов пользователей и требований на доступ к документам
• Автоматизировать процессы внутренней деятельности архивов по комплектованию, учету, хранению документов и материалов.

2. Реализовать услуги архивного учреждения в электронном виде, в том числе посредством интеграции с порталами в сети Интернет:

• Реализовать компоненту виртуальной приемной и виртуального читального зала на сайте архивного учреждения или сайте Управления по делам архивов субъекта РФ
• Обеспечить предоставление услуг через Портал госуслуг региона или Единый портал государственных и муниципальных услуг

Управлению по делам архивов

3. Возможность создать единое информационное пространство государственных и муниципальных архивов:

• Применить типовые подходы к  автоматизации архивных учреждений региона
• Повысить эффективность бюджетных расходов за счет централизованной закупки услуг
• Обеспечить прозрачность деятельности архивной отрасли региона
• Своевременно и оперативно модернизировать информационные системы при изменении нормативного обеспечения деятельности.