Управление электронными фондами технической документации

Внедрение систем автоматизации на промышленных предприятиях, не исключает использование бумажных документов в силу положений действующего законодательства. Использование «бумаги» обусловлено выпуском изделий и эксплуатацией крупных объектов, документация на которые была выпущена до внедрения информационных технологий. Результатом является появление двух потоков: «бумажного» потока и потока электронных документов, к которым относятся также и новые виды документов: двумерные и трехмерные модели деталей, узлов, изделий, видеофайлы испытаний и т.п. Это осложняет создание единой информационной среды, которая характеризуется доступностью информации, обеспечением коллективной работы с документами на всех этапах разработки, производства и эксплуатации.

Решение

Комплексное решение по созданию и управление электронными фондами технической документации обеспечивает систематизацию, хранение, поиск и оперативный доступ к документации независимо от типа и носителя, возможность работать с документами исключительно в электронном виде на всех этапах промышленного производства и эксплуатации сложных технических изделий и промышленных объектов. Использование цифровых безбумажных технологий комплексного решения призвано обеспечить:

• Систематизированное хранение разнородной актуальной инженерной, конструкторской и сопутствующей документации
• Разгрузку информационных систем от документов, улучшение производительности программной и аппаратной составляющих ИТ-инфраструктуры предприятия
• Связь проектной документации, данных о структуре изделия и его жизненном цикле с организационно-распорядительной, финансово-учетной и отчетной информацией
• Оперативный доступ к необходимым документам и другой информации в многопользовательском режиме (включая территориально удаленные подразделения) непосредственно из интерфейсов прикладных информационных систем

В составе комплексного решения следующие компоненты:

• Система оцифровки входящих технических документов
• Оцифровка востребованных массивов документов ретрофонда
• Хранилище электронных документов (электронный архив)
• Автоматизация процессов разработки и согласования технической документации
• Система визуализации крупноформатных документов
• Оснащение архивохранилища и создание участка оцифровки документов в архиве организации
• Система печати исходящих документов

Хранилище электронных документов (электронный архив)

В отличие от традиционной концепции жизненного цикла документа, которая предполагает, что документ помещается в архив на его финальной стадии, электронная техническая документация помещается в электронный архив (регистрируется в системе) либо на начальной стадии жизненного цикла, либо при получении для исполнения.

Электронный архив создается на основе ECM-системы. Архитектура и функциональные возможности системы позволяют консолидировать техническую документацию различных типов из различных систем и источников и данные об изделиях в удобной эргономичной среде.

Система обеспечивает предоставление следующих сервисов по работе с документами:

• загрузку и хранение всех типов и видов документов: электронные документы и скан-копии бумажных документов в различных форматах
• доступ и получение необходимых документов через пользовательский интерфейс корпоративных систем (CAD/PDM/PLM, ERP, СЭД и др.)
• атрибутивный поиск документов, поиск по принадлежности к изделию или проекту, иерархический поиск и полнотекстовый поиск
• управление структурой изделий: иерархическая структура разделов хранилища, соответствующая структуре изделий в соответствии с требованиями ГОСТ 2.053-2006
• топографирование — указание места хранения бумажного первоисточника
• отслеживание поступления указаний и извещений об изменении документов и контроль исполнения работ по перевыпуску документов

Благодаря возможности связывания изображений гиперссылками можно создавать виртуальные альбомы чертежей, а также осуществлять иерархический поиск без ввода поисковых атрибутов: от одного чертежа можно осуществлять переход «вправо-влево» — то есть к соседним чертежам одного уровня или «идти вглубь», например, от узла к деталесборочным единицам.

Автоматизация процессов разработки и согласования технической документации

Средства workflow ECM-системы обеспечивают автоматизацию процессов разработки, согласования и внесения изменений в техническую документацию (в соответствии с требованиями ГОСТ 2.051-2006), контроль исполнения процессов и создание извещений об изменениях в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-90

Средства автоматизации бизнес-процессов включают встроенный редактор маршрутов, готовые шаблоны процессов и поддерживает средства использования электронной подписи.

Система оцифровки входящих документов

В местах поступления бумажных документов (в филиалах, удаленных подразделениях) а также в собственных выпускающих центрах создаются участки текущего ввода для оцифровки и ретроконверсии входящей документации в бумажном виде. Количество участков оптимизируется на основании обследования и характеристик документных потоков.

Результатом внедрения системы оцифровки является отказ от использования входящих бумажных документов в деятельности предприятия за счет обязательного перевода их в электронный вид. Бумажные документы после оцифровки отправляются в архив технической документации.

Оцифровка востребованных массивов документов ретрофонда

Для оцифровки больших объемов технической документации целесообразно привлекать стороннюю организацию, оснащенную современным промышленным оборудованием, которое позволяет оцифровывать любые типы документов: чертежи, спецификации, ведомости, планы, схемы, карты, инструкции по эксплуатации и т.п. Аутсорсинг позволяет использовать все преимущества сотрудничества со специализированным предприятием, которое несёт ответственность за конечный результат, качество обработки документов и создание электронного информационного ресурса. Все работы проводится в максимально сжатые сроки с соблюдением заданных параметров качества.

Это позволяет значительно сократить время процесса оцифровки и избежать непредвиденных затрат, которые неизбежно возникают при самостоятельном сканировании боль¬ших объёмов документации.

Система печати исходящих документов

Участки печати документов оборудуются непосредственно в выпускающих подразделениях, где осуществляется окончательное подписание исходящих документов. Управляющее программное обеспечение позволяет устанавливать квоты печати для отдельных пользователей и групп, а также ограничить их доступ к некоторым функциям.

Внедрение системы печати решает проблему безопасности и сокращения издержек при печати, обеспечивает защищенность конфиденциальной информации, прозрачность и контроль затрат на основе детализированной отчетности. Устраняется ситуация, когда невостребованные отпечатки конфиденциальных документов остаются на печатных устройствах и могут потеряться или попасть в ненадлежащие руки.

Преимущества реализации

• Сокращение издержек за счет устранения «узких мест» и максимального устранения движения бумажных документов в организации
• Повышение эффективности производственных процессов, скорости и удобства работы, сокращение сроков производства изделий за счет исключения обращения к бумажным документам и предоставления оперативного доступа к массиву технической документации в электронном виде
• Снижение стоимости хранения, затрат на обслуживание, транспортировку и предоставление бумажных документов
• Сокращение времени и трудозатрат на разработку, согласование и внесение изменений в техническую документацию за счет автоматизации процессов технического документооборота
• Гарантия безопасного хранения электронных документов и данных.

Создание единой информационной среды предприятия с помощью интеграционной платформы