Архивная обработка документов

Государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения.

Единицы хранения должны быть сформированы, оформлены и описаны в соответствии с правилами архивной обработки документов, обеспечивающими их учёт, поиск и использование.

Корпорация ЭЛАР предоставляет комплекс услуг по профессиональной архивной обработке и упорядочиванию документов, образовавшихся в процессе деятельности организации.

Специалисты корпорации имеют большой опыт работы в области архивного дела и помогут навести порядок в существующем архиве, создать архив с нуля, а также обеспечить эффективное управление документами в организации.

Задача 1. Формирование архива организации

Классификация и сортировка позволяют значительно упростить поиск и управление документами. При этом большинство (до 90 %) документов организаций имеет кратковременный срок хранения, и выделение их к уничтожению даёт возможность освободить занимаемые архивом площади.

Специалисты корпорации ЭЛАР помогут

• Организовать эффективную работу с документами в архиве и подразделениях организации
• Составить номенклатуру дел и разработать научно-методическую базу
• Навести порядок в существующих бумажных массивах
• Избавиться от ненужных документов и освободить место

Задача 2. Подготовка и передача дел на государственное хранение

Многие из документов имеют историческое, социальное, научное и политическое значение, составляют часть Архивного фонда РФ, являются собственностью государства и подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Специалисты корпорации ЭЛАР помогут

• Систематизировать архивные документы в соответствии с требованиями законодательства
• Выделить массивы к передаче на государственное хранение
• Уничтожить дела с истекшим сроком хранения
• Подготовить необходимые учетные документы и передать отобранные дела в государственный архив

Состав работ

Экспертиза научной и практической ценности документов

На основании критериев ценности определяются сроки хранения и производится отбор документов на постоянное хранение.

В утверждённых форматах составляются описи дел, а также
акты о выделении дел к уничтожению.

Совершенствование работы с документами

На основе анализа устоявшихся процессов делопроизводства в организации выстраивается номенклатура дел и разрабатывается научно-методическая база в соответствии с архивным законодательством и стандартами организации.

Систематизация дел

Выбирается оптимальная схема систематизации, исходя из структуры фондообразователя, функций его деятельности, видов и разновидностей документов, а также тем, освещаемых в документах фонда.

Внутри фонда дела группируются последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным:

• структурному (в соответствии со структурой организации);
• хронологическому (по периодам и датам);
• функциональному, отраслевому, тематическому и т.д.

Формирование дел

Документы распределяются по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации. Внутри дела документы, в зависимости от типа, располагаются в хронологическом порядке, по алфавиту авторов и корреспондентов, последовательно в соответствии с освещаемыми вопросами и т.д.

Организация работ

Корпорация ЭЛАР обладает постоянным штатом специалистов архивного дела наивысшей квалификации, имеющих опыт работы со сложнейшими архивами, как по составу документов, так и по их количеству и состоянию, что позволяет выполнять проекты любой сложности и объёма.

В штате корпорации имеются отдельные бригады, состоящие из самых высококвалифицированных сотрудников ЭЛАР, в том числе имеющих допуск к работе с конфиденциальной информацией.

Перед началом проекта всегда проводится бесплатная экспертиза состава и объёма работ

Специалисты ЭЛАР обладают опытом реализации проектов в организациях, имеющих территориально распределённую структуру.

В подобных случаях все работы выполняются на основании согласуемого с заказчиком план-графика, который предусматривает параллельное ведение работ одновременно в нескольких подразделениях организации: завершив обработку документов на одном объекте, отдельная бригада специалистов ЭЛАР тут же приступает к работе в следующем подразделении заказчика.

Данный подход обеспечивает оперативность выполнения проекта и максимально эффективное распределение трудовых ресурсов.

Оформление дел

В зависимости от сроков хранения, проводится полное или частичное оформление дел в чётком соответствии со стандартами Росархива:

• подшивка и переплёт дел
• нумерация листов и составление листов-заверителей
• составление, в необходимых случаях, внутренних описей документов
• оформление обложек дел

В случае необходимости, проводится реставрация и/или консервация документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Применяются только высококачественные материалы, но возможно использование любых материалов, в зависимости от требований и технических условий заказчика.

Составление учётных документов

В завершении составляются архивные описи на все завершённые в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности дела, а также подготавливается историческая справка к фонду организации.

Передача дел на государственное хранение

В случае необходимости, специалисты ЭЛАР готовы осуществить передачу обработанных и подготовленных документов в государственный или муниципальный архив, источником комплектования которого являются организации заказчика.

В состав услуги входит:

• представление описей дел в ЭПК соответствующего архивного учреждения
• экспедирование документов, в том числе специализированным транспортом
• услуги по временному хранению документов до передачи их в государственный архив

Конфиденциальное уничтожение документов

Наряду с архивной обработкой корпорация ЭЛАР предлагает полный спектр услуг, связанных с утилизацией документов.

Уничтожение документов проводится конфиденциально и выполняется различными способами в зависимости от ценности документов и пожеланий заказчика.

Задача упорядочения и систематизации архивных документов неизбежно встаёт перед всеми организациями, осуществляющими свою деятельность в соответствии с законодательством РФ.
Сотрудники корпорации в кратчайшие сроки наведут порядок в архивных документах и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе к оцифровке, перемещению или внеофисному хранению.

Дополнительные услуги

Внедрение элементов автоматизированного учёта

Обеспечить эффективность управления документами помогут современные технологии автоматизированного учёта.

Специалисты ЭЛАР при проведении архивной обработки могут выполнить маркировку дел и документов штрих‑кодовыми или RFID-метками, оснастить архивные помещения специализированным оборудованием и обучить сотрудников его использованию.

В составе продуктов корпорации также имеется разработанная совместно с ВНИИДАД система ЭЛАР СААД, способная в полной мере автоматизировать процессы архивного дела в организации.

Указанные технологии помогут обеспечить максимально эффективное управление и быстрый поиск необходимых дел и документов в архиве организации, полностью или частично автоматизировать архивные процессы, в том числе, проведение ревизии, выдачу документов пользователям и т.д.

Оцифровка и реставрация

Заказчикам доступен весь комплекс услуг корпорации по оцифровке, реставрации и консервации документов, в том числе по бережному сканированию и созданию фонда пользования особо ценных, находящихся в неудовлетворительном состоянии документов, выявленных в процессе архивной обработки.

Депозитарное хранение

Депозитарное хранение осуществляется в специализированных хранилищах корпорации, гарантирующих сохранность документов в течение длительного времени. Предоставляется услуга по организации временного хранения документов заказчика до передачи их в государственный архив.

Преимущества

Выбор компании, обладающей штатом квалифицированных специалистов и опытом реализации масштабных проектов, позволит:

• Гарантировать качество и оперативность проведения архивной обработки, исключив риски утери документов и утечки конфиденциальной информации
• Получить архив, в котором будет наведён идеальный порядок, составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный их поиск, упростить документооборот
• Съэкономить время и силы, которые тратятся на поиск нужной информации, а также непосредственно на обработку документных массивов
• Избавиться от документов, срок хранения которых истёк, что позволит значительно упростить работу с оставшимися документами и освободить дополнительное место
• Передать документы на государственное хранение в подготовиться к проверкам со стороны контролирующих органов, а при утере документов своевременно принять меры к их восстановлению
• Обеспечить особый учёт представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава и имеющих различные грифы секретности