Архивная обработка документов
Государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения.
Единицы хранения должны быть сформированы, оформлены и описаны в соответствии с правилами архивной обработки документов, обеспечивающими их учёт, поиск и использование.
Корпорация ЭЛАР предоставляет комплекс услуг по профессиональной архивной обработке и упорядочиванию документов, образовавшихся в процессе деятельности организации.
Специалисты корпорации имеют большой опыт работы в области архивного дела и помогут навести порядок в существующем архиве, создать архив с нуля, а также обеспечить эффективное управление документами в организации.
Задача 1. Формирование архива организации
Классификация и сортировка позволяют значительно упростить поиск и управление документами. При этом большинство (до 90 %) документов организаций имеет кратковременный срок хранения, и выделение их к уничтожению даёт возможность освободить занимаемые архивом площади.
Специалисты корпорации ЭЛАР помогут
- Организовать эффективную работу с документами в архиве и подразделениях организации
- Составить номенклатуру дел и разработать научно-методическую базу
- Навести порядок в существующих бумажных массивах
- Избавиться от ненужных документов и освободить место
Задача 2. Подготовка и передача дел на государственное хранение
Многие из документов имеют историческое, социальное, научное и политическое значение, составляют часть Архивного фонда РФ, являются собственностью государства и подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.
Специалисты корпорации ЭЛАР помогут
- Систематизировать архивные документы в соответствии с требованиями законодательства
- Выделить массивы к передаче на государственное хранение
- Уничтожить дела с истекшим сроком хранения
- Подготовить необходимые учетные документы и передать отобранные дела в государственный архив
Состав работ
Экспертиза научной и практической ценности документов
На основании критериев ценности определяются сроки хранения и производится отбор документов на постоянное хранение.
В утверждённых форматах составляются описи дел, а также
акты о выделении дел к уничтожению.
Совершенствование работы с документами
На основе анализа устоявшихся процессов делопроизводства в организации выстраивается номенклатура дел и разрабатывается научно-методическая база в соответствии с архивным законодательством и стандартами организации.
Систематизация дел
Выбирается оптимальная схема систематизации, исходя из структуры фондообразователя, функций его деятельности, видов и разновидностей документов, а также тем, освещаемых в документах фонда.
Внутри фонда дела группируются последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным:
- структурному (в соответствии со структурой организации);
- хронологическому (по периодам и датам);
- функциональному, отраслевому, тематическому и т.д.
Формирование дел
Документы распределяются по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации. Внутри дела документы, в зависимости от типа, располагаются в хронологическом порядке, по алфавиту авторов и корреспондентов, последовательно в соответствии с освещаемыми вопросами и т.д.
Организация работ
Корпорация ЭЛАР обладает постоянным штатом специалистов архивного дела наивысшей квалификации, имеющих опыт работы со сложнейшими архивами, как по составу документов, так и по их количеству и состоянию, что позволяет выполнять проекты любой сложности и объёма.
В штате корпорации имеются отдельные бригады, состоящие из самых высококвалифицированных сотрудников ЭЛАР, в том числе имеющих допуск к работе с конфиденциальной информацией.
Перед началом проекта всегда проводится бесплатная экспертиза состава и объёма работ
Специалисты ЭЛАР обладают опытом реализации проектов в организациях, имеющих территориально распределённую структуру.
В подобных случаях все работы выполняются на основании согласуемого с заказчиком план-графика, который предусматривает параллельное ведение работ одновременно в нескольких подразделениях организации: завершив обработку документов на одном объекте, отдельная бригада специалистов ЭЛАР тут же приступает к работе в следующем подразделении заказчика.
Данный подход обеспечивает оперативность выполнения проекта и максимально эффективное распределение трудовых ресурсов.
Оформление дел
В зависимости от сроков хранения, проводится полное или частичное оформление дел в чётком соответствии со стандартами Росархива:
- подшивка и переплёт дел
- нумерация листов и составление листов-заверителей
- составление, в необходимых случаях, внутренних описей документов
- оформление обложек дел
В случае необходимости, проводится реставрация и/или консервация документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Применяются только высококачественные материалы, но возможно использование любых материалов, в зависимости от требований и технических условий заказчика.
Составление учётных документов
В завершении составляются архивные описи на все завершённые в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности дела, а также подготавливается историческая справка к фонду организации.
Передача дел на государственное хранение
В случае необходимости, специалисты ЭЛАР готовы осуществить передачу обработанных и подготовленных документов в государственный или муниципальный архив, источником комплектования которого являются организации заказчика.
В состав услуги входит:
- представление описей дел в ЭПК соответствующего архивного учреждения
- экспедирование документов, в том числе специализированным транспортом
- услуги по временному хранению документов до передачи их в государственный архив
Конфиденциальное уничтожение документов
Наряду с архивной обработкой корпорация ЭЛАР предлагает полный спектр услуг, связанных с утилизацией документов.
Уничтожение документов проводится конфиденциально и выполняется различными способами в зависимости от ценности документов и пожеланий заказчика.
Задача упорядочения и систематизации архивных документов неизбежно встаёт перед всеми организациями, осуществляющими свою деятельность в соответствии с законодательством РФ.
Сотрудники корпорации в кратчайшие сроки наведут порядок в архивных документах и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе к оцифровке, перемещению или внеофисному хранению.
Дополнительные услуги
Внедрение элементов автоматизированного учёта
Обеспечить эффективность управления документами помогут современные технологии автоматизированного учёта.
Специалисты ЭЛАР при проведении архивной обработки могут выполнить маркировку дел и документов штрих‑кодовыми или RFID-метками, оснастить архивные помещения специализированным оборудованием и обучить сотрудников его использованию.
В составе продуктов корпорации также имеется разработанная совместно с ВНИИДАД система ЭЛАР СААД, способная в полной мере автоматизировать процессы архивного дела в организации.
Указанные технологии помогут обеспечить максимально эффективное управление и быстрый поиск необходимых дел и документов в архиве организации, полностью или частично автоматизировать архивные процессы, в том числе, проведение ревизии, выдачу документов пользователям и т.д.
Оцифровка и реставрация
Заказчикам доступен весь комплекс услуг корпорации по оцифровке, реставрации и консервации документов, в том числе по бережному сканированию и созданию фонда пользования особо ценных, находящихся в неудовлетворительном состоянии документов, выявленных в процессе архивной обработки.
Депозитарное хранение
Депозитарное хранение осуществляется в специализированных хранилищах корпорации, гарантирующих сохранность документов в течение длительного времени. Предоставляется услуга по организации временного хранения документов заказчика до передачи их в государственный архив.
Преимущества
Выбор компании, обладающей штатом квалифицированных специалистов и опытом реализации масштабных проектов, позволит:
- Гарантировать качество и оперативность проведения архивной обработки, исключив риски утери документов и утечки конфиденциальной информации
- Получить архив, в котором будет наведён идеальный порядок, составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный их поиск, упростить документооборот
- Съэкономить время и силы, которые тратятся на поиск нужной информации, а также непосредственно на обработку документных массивов
- Избавиться от документов, срок хранения которых истёк, что позволит значительно упростить работу с оставшимися документами и освободить дополнительное место
- Передать документы на государственное хранение в подготовиться к проверкам со стороны контролирующих органов, а при утере документов своевременно принять меры к их восстановлению
- Обеспечить особый учёт представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава и имеющих различные грифы секретности