Электронный архив ЗАГС

ЗАДАЧА

Активное развитие государственных услуг в электронном виде предъявляет крайне жесткие требования к функциональным возможностям государственных информационных систем.

Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ обязывает организации получать и предоставлять в иные государственные органы и органы местного самоуправления информацию и документы, необходимые для предоставления государственных и муниципальных услуг. Чтобы выполнить данное требование, организация должна быть подключена к СМЭВ, а сроки передачи при этом ограничены административными регламентами.

Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. "Об актах гражданского состояния" №143-ФЗ устанавливает, что книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) хранятся в органах ЗАГС до передачи их в архивные учреждения в течение 100 лет.

Законодательство об электронных государственных услугах, в свою очередь, обязывает органы ЗАГС оперативно предоставлять сведения из актов гражданского состояния.

Перечисленные требования обуславливают необходимость перевода архивных документов ЗАГС в электронную форму, создания и наполнения информационных ресурсов – сведений, представленных в электронном виде. Учитывая объем архивного фонда и необходимость оперативного получения документов и данных для осуществления внутренней деятельности органов ЗАГС и межведомственного взаимодействия, важной задачей становится создание системы электронного архива.

РЕШЕНИЕ

Успешное исполнение органами ЗАГС своих функций напрямую зависит от актуальности хранящихся в информационных системах документов и данных, качества справочно-поисковых систем, доступности сведений для участников процессов предоставления государственных и муниципальных услуг. Стоит отметь, что в настоящее время в учетных системах в электронном виде содержится не более 20% от общего объема имеющихся записей актов гражданского состояния.

Корпорация ЭЛАР предлагает комплексное решение «Электронный архив ЗАГС», позволяющее органам записи актов гражданского состояния субъекта РФ оперативно и качественно выполнять возложенные на них и подведомственные территориальные подразделения функции.

Требования к решению:

Возможность получения в электронном виде сведений из актов гражданского состояния, обеспечение надежного централизованного хранения всех электронных данных.
Эффективный поиск и оперативный многопользовательский доступ к электронным копиям документов и базам данных.
Обеспечение межведомственного взаимодействия и условий для автоматизации процессов предоставления государственных услуг в электронном виде.
Возможность загрузки и хранения в архиве документов, поступающих на различных носителях, в соответствии с действующей номенклатурой органов ЗАГС.

Этапы реализации решения:

Перевод в электронный вид книг государственной регистрации актов гражданского состояния и по необходимости прочих архивных документов. Наполнение информационного ресурса полученными сведениями.
Создание системы электронного архива.
Интеграция и обеспечение обратной связи с информационными (учетными) системами территориальных подразделений.
Организация участков текущего ввода для оперативного наполнения и актуализации сведений архива.

Основным преимуществом решения является повышение эффективности деятельности сотрудников отделов ЗАГС и качества исполнения государственных функций за счет:

Сокращения времени сотрудников на поиск и формирование подборок необходимых документов
Исключения несанкционированного получения, уничтожения или изменения хранящихся сведений, регистрации всех действий пользователей в системе
Сохранения оригиналов и возможности получения неограниченного числа копий в бумажном и электронном виде без обращения к исходному бумажному документу
Возможности интеграции с региональным сегментом СМЭВ и порталом

Результат внедрения решения «Электронный архив ЗАГС»

Эффективность

Обеспечение полнофункционального доступа территориальных отделов ЗАГС к объединенному электронному архиву
Оперативный поиск документов по набору индексной информации
Оптимизация административных процессов, формирование тематических выборок и отчетов

Функциональность

Обеспечение возможности взаимодействия и передачи документов и сведений в рамках оказания государственных услуг путем интеграции с региональным сегментом СМЭВ и порталами

Простота и удобство

Программно-аппаратные компоненты решения не требуют специальной квалификации от сотрудников для работы с ними
Обучение сотрудников работе с входящими в состав решения программно-аппаратными средствами
Техническое сопровождение программно-аппаратного комплекса решения в течение всего срока действия

Надежность

Создание версий документов вместо удаления, поиск по версиям и возможность вернуться к любому предыдущему состоянию документа
Возможность полного восстановления индексной базы данных

Безопасность

Регламентация прав доступа как к отдельным документам, так и к их фрагментам.
Ведение протокола доступа внешних и внутренних пользователей к документам электронного архива
Защита как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов архива внутренними и внешними пользователями